Saat ini, sistem panel kantor terbuka modular ditawarkan oleh berbagai produsen. Manajer dan perencana kantor dihadapkan dengan sejumlah desain dan pilihan harga yang membingungkan. Keputusan pembelian telah tumbuh lebih kompleks dengan kebutuhan untuk mengakomodasi peningkatan besar dalam kecerdasan yang diakses oleh karyawan. Istilah “ruang kerja intensif komputer” menggambarkan lingkungan yang sama sekali berbeda dari 30 tahun yang lalu ketika telepon, mesin tik listrik atau sistem pengolah kata bersama terdiri dari teknologi kantor.
Mengelola teknologi di ruang kerja telah menjadi ilmu tersendiri. Misalnya, ada standar yang mengatur desain dan penempatan kabel suara, data, dan video yang menjadi dasar penggantungan karyawan terhadap akses Internet berkecepatan tinggi, untuk berbagi file di perusahaan mereka, Local Area Network (LAN) dan untuk berkomunikasi dengan lokasi perusahaan lain, pelanggan dan pemasok melalui intranet dan ekstranet.
Kekhawatiran ini menjadi lebih kritis dengan diperkenalkannya “ruang kerja cair”. Denah kantor sekarang jauh dari statis. Area kerja diperluas, dikontrak, dan dikonfigurasi ulang untuk memenuhi kebutuhan bisnis yang senantiasa berubah. Perabot kantor modular dan sistem dinding, dan infrastruktur kabel mereka, harus mengakomodasi Moves, Adds and Changes (MAC) ini dengan cepat, murah, dan andal.
Sistem harus dirancang agar sesuai dengan standar OSHA yang diusulkan terkait dengan masalah kesehatan yang terkait dengan penggunaan komputer secara intensif, dan untuk mengatasi gangguan terkait pekerjaan seperti sindrom terowongan karpal dan cedera regangan berulang. Kondisi-kondisi ini memengaruhi jutaan pekerja dan merugikan perusahaan miliaran dolar dalam hilangnya produktivitas dan pembayaran cacat.
Sebagian besar, industri furnitur kantor sebagian besar tidak responsif terhadap perubahan dramatis di tempat kerja ini. Banyak produsen terkendala oleh desain produk usang, metode pemasaran dan distribusi sejak tahun 1970-an dan 1980-an.
Makalah ini akan mencermati sistem furnitur modular dan memberikan panduan untuk membantu kantor dan manajer teknologi informasi membuat keputusan pembelian yang terdidik. Ini akan memeriksa biaya pertama dan biaya seumur hidup suatu sistem, manajemen kabel, ergonomi, detail konstruksi, pencahayaan, aksesori, privasi, dan masalah lain yang memengaruhi keputusan pembelian. Sementara kertas akan secara luas fokus pada manajemen kabel dalam sistem kantor, kertas pendamping, “Pengantar Sistem Kabel Kinerja Tinggi,” menyediakan perawatan yang lebih menyeluruh dari topik itu di kantor yang penuh teknologi saat ini.
Pandangan pada Beberapa Tren
Saat ini, banyak bisnis menghabiskan lebih banyak untuk peralatan kantor teknologi tinggi daripada pada mesin industri. Kantor tanpa komputer lebih merupakan pengecualian daripada aturan. Selain itu, karyawan sering kali memiliki perangkat cerdas seperti modem, printer, dan kemampuan faks di ruang kerja mereka sendiri, atau jika tidak, memiliki akses ke fasilitas bersama.
Sementara itu, organisasi di mana personel menghabiskan sebagian besar waktu mereka di luar kantor beralih ke solusi alternatif seperti, Hoteling, untuk mencapai dua tujuan. Salah satunya adalah menurunkan biaya real estat; yang lain adalah mengurangi jumlah workstation di bawah jumlah karyawan, yang memesan tempat di muka ketika mereka berada di fasilitas. Sementara tindakan ini menghasilkan pemanfaatan ruang yang efisien, tindakan ini menuntut fleksibilitas yang lebih besar dalam furnitur dan peralatan untuk mengakomodasi perubahan kebutuhan staf dalam lingkungan ad-hoc. Perusahaan juga mengurangi jumlah rata-rata ruang lantai per karyawan menjadi sekitar 200 kaki persegi hari ini dari 250 di pertengahan tahun 1990-an, menurut Asosiasi Pemilik dan Manajer Bangunan.
Ditambah dengan ini adalah peningkatan dalam apa yang disebut tingkat churn perusahaan. Asosiasi Manajemen Fasilitas Internasional melaporkan bahwa rata-rata tingkat relokasi perusahaan sekarang adalah 44%, yang berarti bahwa pada tahun tertentu, 44 dari setiap seratus karyawan pindah ke dalam fasilitas.
Tren lain terkait dengan faktor-faktor yang lebih lunak yang bagaimanapun dapat memainkan peran utama dalam keberhasilan utama suatu organisasi. Pekerja yang sangat terampil akan selalu diminati, dan karena itu, memiliki pengaruh pada penampilan kantor. Bilik monolitik dari, Dilbert, ketenaran dapat bertindak sebagai pencegah untuk menarik personel yang berkualitas. Sebaliknya, perusahaan yang berpandangan ke depan memasang sistem kantor yang memungkinkan pekerja menempatkan tanda tangan mereka sendiri di tempat kerja mereka dalam hal ketinggian panel yang berbeda, penggunaan panel kaca, papan penanda, rak dan perlengkapan lainnya. Perumahan baru ini, pendekatan desain kantor membantu menarik karyawan dan membuat mereka merasa lebih betah dalam pekerjaan, alih-alih pasak bernomor di lubang monolitik.